Project Management Professional’a göre Proje Yönetimi
Merhabalar,
Proje Yönetimini Project Management Professional açısından inceleyip, terimleri ve proje yönetim yaklaşımlarını birlikte değerlendirebilmek için bu yazıyı yazmaktayım.
Project Management Professional (PMP) aynı zamanda bir sertifikasyondur. Bu sertifika, merkezi ABD’de bulunan proje yönetimi enstitüsü (Project Management Institute — PMI) tarafından verilmektedir.
Bu sertifika, projelerde ortak bir terminoloji ve metodoloji belirleyerek bu standartta kaliteli bir iş üretimi yapılmasını kolaylaştırmaktadır. Projelerin başarıyla tamamlanabilmesi için projeye taraf olan yüklenici, müşteri, tedarikçi gibi kaynakların ortak bir proje yönetimi metodu etrafında toplanmaktadır.
Proje nedir?
PMP’ye gore bir amaç için belirli bir süre içinde gerçekleştirilen, çıkan ürün aynı olsa bile her biri kendine özgü içeriğe ve süreçlere sahip olan çalışmalara proje denir.
Projelerin ortaya konması için birden fazla sebep olabilir: müşteri talepleri, yeni ürün geliştirmeleri, yasal zorunluluklar, ürün iyileştirmeleri, rekabet gereksinimi vs gibi. Burada alınan karara göre projeler adam/gün açısından değerlendirilir ve büyüklüklerine göre kategorize edilebilir ve yaklaşım da buna göre değişiklik gösterebilir.
Proje Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları
Proje yöneticileri, projenin çıktılarından sorumludur; bu sebeple de süreçlerin içine detaylı bir şekilde girmese bile bütün sürece hakim olmalıdır ve gözlemlemedir. Bu gözlemin sebebi, belirlenen yönteme ve kapsama uygun gidilip gidilmediğinin kontrolü gibi birçok süreci denetlemek ve bunun için gerekli tüm koordinasyonları sağlamaktır. Yani kısacası proje yöneticisinin en önemli görevinin iletişim olduğunu söylemek yanlış olmaz.
Proje yoneticisi projenin kapsamı değişikliğe uğradığında bunu projenin zaman kapsam ve maliyet açısından da etkilediğinin farkında olmalı ve bununla ilgili gerekli aksiyonları almalı/aldırmalıdır.
Proje Yönetimi
PMP’nin yaklaşımına göre en önemli adım, şirketin beklentilerini stratejilendirmek ve bu stratejilerin gerçekleşebilmesi için hedeflere dönüştürerek proje yönetim süreci belirlemekten geçer.
Proje ilerlerken projenin kapsamı ara ürünler çıkmaya başladıkça değişebilir ve buna bağlı olarak zaman gibi diğer değerlerde de değişiklik gözlemlenebilir. Bir proje yöneticisinin bu değişikliklerin doğal olabileceğini kavraması oldukça önemlidir ve buradaki asıl yaklaşım, bu değişikliğin teknik olarak yapılıp yapılmayacağını proje ekibi ile değerlendirdikten sonra yapılmaya karar verildiği takdirde, proje planını güncellemek bu planı proje açıklık ilkesi gereği tüm proje paydaşları ile paylaşmaktır.
Müşteri bir proje yöneticisi için çok önemli bir paydaştır ve müşteri memnuniyeti için yapması gereken belirli gorevleri vardır:
- Proje kapsamını müşteri ile netleştirilmesi ve onaylanması
- Riskleri gözlemleyip proje ilgililerine bilgi vermesi ve riskleri önlemeye çalışması
- Proje süresi boyunca doğru iletişim kurulması
Proje Yönetiminin Önemi
Projelerde sistemli bir şekilde ilerlemesi, hedeflerin herkes tarafından görünür olması ve bu hedeflere ulaşmayı kolaylaştırmaktır.
Bunların yanında şirket raporlamalarında, kalite artışında ve maliyet zaman açısından ölçeklendirme yapmakta oldukça büyük bir paya sahiptir.
Bununla birlikte projede herhangi bir konunun atlama riskini ortadan kaldırabileceği gibi proje deneyimlerini bir standart haline getirme kolaylığı sağlayarak bir önceki projeden çıkarılan derslerin bir sonraki projede kullanılmasını sağlar. Bu sebeple günümüzde PMP sertifikaları gibi proje yönetim uzmanlıkları büyük bir önem kazanmıştır.
Proje Yönetim Ofisi (PYO)
PYO PMP anlatısına gore proje yönetimi ile ilgili standartları belirlenip izlenmesini sağlayan oldukça önemli bir yönetim yapısıdır. Aynı zamanda bu ofis, proje performans kriterlerine göre ilerleyip ilerlenmediğinin kontrol ve raporlaması üzerinde çalışmaktadır.
PYO’nun Önemi
- Projelerin daha kısa sürede ve daha az eforda tamamlanabilmesi için proje yönetim süreçlerini iyileştirir.
- Raporları, dökümanları ve planları standart bir şablona getirerek proje yöneticilerine ve proje yönetimine kolaylık sağlar.
- Projelerde yaşanılan sıkıntıları gözlemleyerek ortak çözümler bulmaya odaklanmaktır.
- Kaynakların doğru kullanımı ve planlanmasından sorumludur. Bu ve bunun gibi diğer planlamaları kolaylaştırabilmek için proje yönetim araçları bulmak ve geliştirme de bu ofisin sorumlulukları arasındadır.
Özet olarak PMP’deki en önemli öğretilerden biri, projede zaman, maliyet ve kalite üçgenini, içi dolu bir küme olarak düşünmektir ve bu kümenin elemanlarını kesinlikle iletişim, iş değeri, açıklık gibi kavramlarla doldurmaktır. Biz de projelerimizde bu yaklaşımda ilerlersek, PMP’nin gerçeklerine hakim olarak proje yönetmeye (en azından) başlamış oluruz.
İyi çalışmalar diliyorum.
