Projenin korkulu rüyası: Değişiklik Talepleri

Bir proje yöneticisi olarak değişiklik taleplerinin nasıl yönetileceğinizi bilebilmeniz için öncelikle kapsamın ne olduğunu ve kapsam yönetiminin nasıl yapıldığını bilmeniz gerekmektedir. Bundan dolayı bu yazımda sizlere bu gibi genel bilgiler hakkında yorumlarımı paylaşmak istiyorum, böylece en azından projenin hiç beklenmedik bir yerinde de olsa “değişiklik talebi” müşterinizden ya da herhangi bir proje paydasından geldiğinde korkmak ve bunun proje için tam bir kabus olduğunu anlatmak yerine profesyonel olarak bu süreci yürütmüş olabilirsiniz :)

Proje yöneticisinin kapsam ile bağı nedir?

Öncelikle kapsam denildiğinde ne hakkında konuştuğumuz çok önemlidir çünkü bir proje yönetici olarak hem proje kapsamını hem de ürün kapsamını takip ediyor olmanız gerekmektedir. Proje kapsamı projeyi gerçekleştirmek için yapılması gereken tüm işlerden bahsetmekte iken ürün kapsamı ise sunduğunuz ürünün bileşenleri, fonksiyonları; yani ürünün davranışlarıdır.

Biz proje yönetmekle sorumluyuz, neden ürün kapsamını da takip etmemiz gerekiyor diye düşünebilirsiniz ancak çoğu projede proje paydaşları ürün kapsamında değişiklikler ister. Bu ürün kapsamı değişikliği için yapılacak çalışmadan dolayı proje kapsamını da değiştirmek gerekir. Tabi bu gibi değişiklikler de hem zamana hem de maliyete etki eder. Proje yöneticileri bu etkiyi anlayıp proje ekibinin bu değişikliği yapabilmesi için ürünü ve kapsamını iyi biliyor olması gerekmektir.

Kapsamı nasıl belirlersin?

Proje yönetim planına ve gereksinim dökümanına bakarak kapsamı anlamak gerekmektedir. Bunun yanında bu proje işyerinizde daha önce yapılmış bir proje ise bu durumda da eski projelerden kalan planlara, detaylara ve alınan dersler dökümanına bakabilirsiniz. Böylece kapsamın ne olması gerektiğini, ne olduğunu ve daha da önemlisi kapsam dışı bırakılması gereken özelliklerin neler olduğunu iyi anlayıp bunun dışına sapılmasını engellemiş olursunuz.

Kapsam kayarsa ne olur?

Kapsam kayması demek ekibe projeyle ilgili fazladan iş yüküne neden olan ve kontrol edilemeyen çalışmalar demektir. Kapsam kaymaları oldukça tehlikelidir çünkü maliyet zaman çizelgesi, kapsam ve kalite gibi bir çok proje alt planını etkiler.

Projede kapsam sorunları olduğunu nereden anlarız?

Proje ekibi olarak projeye başlamakta sıkıntı çekiyor, benzer projelerde aynı hatalar tekrarlanıyor ve proje paydaşlarının istekleri öngörülemiyor ise projede kapsam sorunu yaşıyor demektesiniz ve bu kapsam sorunu size proje boyunca birçok değişiklik talebi olarak dönecektir.

Kapsam yönetmek için ne yaparız?

Kapsam yönetmek için projemizde belirli süreçleri takip ederiz: öncelikle kapsamı planlamak ve gereksinimleri toplamak gerekmektedir. Böylece kapsamınızı tanımlamış olursunuz. İş planlarını oluşturursunuz ve projede kimin hangi işi yapacağı belirlenmiş olur. Sonrasında bu tanımlara göre proje kavramsal tasarım dökümanını oluşturup bu dokuman için müşterinizden onay alırsınız ve onay ile birlikte çalışmalarınıza başlarsınız. Son olarak da belirli aralıklarla proje kapsamına uygun gidilip gidilmediğini kontrol ederek kapsam kaymasını önlemiş olursunuz.

Gelen bir değişiklik talebi olduğunda ne yapmalıyım?

Değişikliğe ihtiyaç olduğu bilgisi herhangi bir proje paydaşından geldiğinde bu değişikliği onaylamadan ya da reddetmeden önce değişiklik talebinin yazılı olarak oluşturulması gerekmektedir. Bu talebin etkisinin neler olduğunu anlayabilmek için analiz edilmelidir ve bu analiz proje paydaşlarıyla ve mümkünse proje ile ilgili danışabildiğiniz teknik yöneticilerle paylaşılır. Değişiklik paydaşlar tarafından onaylandığında ise tüm planlar tekrar güncellenir ve proje ekibi işe başlar.

Sonuç olarak:

Proje yöneticisi olarak bizlerin en zorlandığı konu değişiklik talepleridir diyebiliriz çünkü müşteriden gelen talepleri, ekipten gelen teknik yorumları ve aynı zamanda ürün ve proje kapsamını aynı anda değerlendirmek zorunda kalırız ve bu genel bakış ile projeye bakma çabası takdir edersiniz ki çok yorucudur :) Ancak proje yöneticisi olarak bizim işimizin hangi özelliğin ürün için en iyisi olduğuna karar vermek değil proje ekibinin çalışmalarının belirlediğiniz doğru önceliklere göre takip ettiğini ve proje için en iyisinin yapıldığından emin olmaktır. Bu şekilde bir odak belirlediğinizde ve değişiklik talepleri için gerekli süreçleri yürüttüğünüzde işiniz biraz olsun kolaylaşacaktır.

İyi çalışmalar dilerim.